Lembaga negara dan wiraswasta di negara bagian harus memiliki rencana pengendalian gaji, baik sebagai bagian dari instruksi akuntansi atau sebagai dokumen independen. Rencana kontrol gaji harus memberi Anda gambaran umum tentang tugas kontrol dalam SDM dan administrasi gaji dan membantu Anda memastikan bahwa Anda membayar gaji yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat.
Artikel ini memberikan sejumlah saran yang baik tentang bagaimana Anda dapat melakukan tugas mempersiapkan atau memperbarui rencana pengendalian gaji Anda, sehingga Anda melakukannya secara efektif dan pada saat yang sama mendapatkan pembelajaran dan “kesamaan” paling banyak dalam SDM dan gaji Anda. administrasi.
Saran kami didasarkan pada pengalaman yang diperoleh dari konsultasi dan bantuan “langsung” dalam mempersiapkan rencana pengendalian gaji di sejumlah besar lembaga negara besar dan kecil. Kami tentu saja didasarkan pada pedoman yang diterbitkan dari Otoritas Ekonomi Denmark.
5 nasihat itu adalah:
Ciptakan kejelasan dan praktik umum Mulailah dengan menilai materialitas dan risiko Jelaskan tugas dan proses kendali Anda Dokumentasikan kendali Anda Catat kesalahan secara sistematis dan pelajari darinya
1. Ciptakan kejelasan dan praktik umum
Sepintas, mungkin tampak sulit untuk menemukan waktu dan upaya untuk memperbarui rencana kontrol penggajian Anda. Ini adalah persyaratan sehubungan dengan pelaksanaan SDM Negara, dan audit Anda juga mengharapkan Anda memiliki rencana kontrol gaji yang diperbarui.
Kami menyarankan Anda menggunakan kesempatan secara positif untuk memeriksa secara kritis semua kontrol dan proses kontrol Anda saat ini. Keduanya harus memastikan bahwa pemeriksaan Anda efektif dan menciptakan kejelasan umum tentang siapa yang harus memeriksa apa dan kapan.
Kami telah mengalami di beberapa tempat bahwa pemeriksaan yang dilakukan dalam praktik sangat berbeda dari karyawan ke karyawan, bahkan dalam tim yang lebih kecil, mungkin karena sudah lama sejak tim terakhir membahas apa praktik umum yang baik itu. Sebenarnya masuk akal untuk meninjau kembali rencana dan proses pengendalian Anda setiap tahun untuk membahas dan menilai apakah penyesuaian perlu dilakukan mengingat misalnya sistem baru, pengalaman dengan kesalahan yang telah terjadi selama periode waktu tertentu atau sejenisnya. Ingatlah bahwa pekerjaan memperbarui rencana dan proses kontrol tidak begitu bagus jika itu terjadi terus menerus.
2. Mulailah dengan menilai materialitas dan risiko
Mulailah adaptasi Anda dari kontrol gaji sedikit ‘naik di helikopter’ untuk melihat ke bawah pada seluruh institusi dan SDM dan tugas gaji. Anda harus mencari tahu di mana ada risiko kesalahan terbesar. Dan kesalahan mana yang berpotensi paling mahal bagi institusi.
Penilaian Anda terhadap risiko dan materialitas dapat didasarkan pada analisis jenis karyawan yang telah Anda pekerjakan dan di mana terjadi pergantian staf terbesar. Apakah Anda memiliki banyak karyawan sementara? Banyak pekerja per jam? Banyak manajer selama bertahun-tahun? Atau banyak karyawan dengan profil khusus dalam hal komposisi gaji dll?
Juga ambil sebagai titik awal pengalaman Anda di tim SDM dan penggajian. Kesalahan dan sumber kesalahan mana yang paling sering Anda alami? Apakah ada area tertentu yang memerlukan perhatian Anda dan mungkin pemeriksaan ekstra akurat? Diskusikan di sini apa yang dapat Anda lakukan untuk meminimalkan jenis kesalahan ini baik secara internal di tim Anda maupun dalam antarmuka dengan, misalnya, para manajer di organisasi Anda.
Selain itu, Anda juga harus menganalisis dan mendiskusikan risiko kekecewaan sejak dini. Dimana ada? kemungkinan kekecewaan terhadap Anda – dan bagaimana Anda dapat mengurangi atau sepenuhnya menghilangkan risiko ini melalui kontrol yang tepat? Kami memiliki pengalaman yang baik dalam mengadakan lokakarya bersama, di mana kami memulai pembaruan rencana pengendalian gaji di tim SDM dan gaji dan, antara lain, menghabiskan banyak waktu untuk membahas materialitas, risiko, dan cara terbaik untuk mengurangi resiko penipuan.
3. Jelaskan tugas dan proses kontrol Anda
Sekarang Anda perlu menjadi lebih konkret dan terperinci dalam pekerjaan meninjau dan menjelaskan kontrol gaji Anda. Tujuannya adalah untuk mendapatkan kejelasan tentang pemeriksaan mana yang harus Anda lakukan sebelum dan sesudah menjalankan penggajian.
Kami memiliki pengalaman bahwa bekerja dengan baik untuk menggambar diagram proses kerja untuk proses administrasi SDM yang paling umum (pekerjaan, perubahan persyaratan, pengunduran diri, dll.) – dan di dalamnya juga memasukkan pemeriksaan yang harus dilakukan di sepanjang jalan. Dengan cara ini, kontrol menjadi bagian alami dari proses kerja administratif Anda.
Dengan melibatkan karyawan dalam menggambar dan menjelaskan proses, Anda dapat mendiskusikan dan menentukan praktik terbaik yang umum.
Jangan ragu untuk melengkapi gambar dengan beberapa deskripsi yang lebih rinci tentang langkah-langkah tindakan individu dan pemeriksaan, jika perlu. hanya dalam beberapa daftar periksa yang dilampirkan pada gambar proses. Bahkan jika Anda merasa setuju pada langkah proses tertentu dan pemeriksaan tertentu, seringkali ternyata masih ada beberapa persepsi yang berbeda ketika Anda harus mengklarifikasi tugas secara tertulis.
Gambar dan deskripsi proses akan memberi Anda gambaran tentang apakah kontrol Anda terpisah secara fungsional, sehingga kontrol, misalnya, perhitungan senioritas dilakukan oleh rekan kerja lain, dll.
3.1. Periksa data input – sebelum penggajian berjalan
Kami merekomendasikan – seperti Otoritas Ekonomi Denmark – agar Anda memeriksa informasi dan data sedini mungkin dalam prosesnya. Jika Anda mengetahui kesalahan lebih awal, Anda dapat memperbaikinya sebelum, misalnya, surat kerja dibuat dan sebelum gaji diproses. Ini memberikan kualitas yang baik dan efisiensi yang lebih besar dalam jangka panjang.
Sebagai titik awal, untuk tugas dengan efek gaji, Anda harus memeriksa dan memastikan hal berikut di unit SDM Anda:
Perintah tersebut berasal dari manajer yang berwenang. Perintah tersebut berisi informasi yang tepat tentang kondisi, misalnya gaji, komposisi gaji, kondisi pensiun, waktu, dll. Termasuk indikasi tahun untuk tingkat gaji, ada kewenangan dalam kesepakatan bersama, dll. untuk membuat penunjukan/perubahan pekerjaan. Selain itu, Anda harus memastikan pemeriksaan setiap perhitungan gaji dan masa kerja serta surat keterangan kerja atau surat orientasi kepada pegawai.
Dan ingatlah untuk membuat jurnal dokumentasi dasar Anda (urutan) dalam arsip personalia.
Bahkan jika sebagian dari cek Anda didokumentasikan melalui persetujuan ke-2 misalnya HR Negara Bagian atau sistem HR lainnya, masih masuk akal untuk menyetujui apa artinya ini sebenarnya bagi Anda. Jadi Anda setuju dengan apa yang Anda periksa sehubungan dengan persetujuan ke-2.
Ketika proses kasus di administrasi SDM telah selesai, pendaftaran gaji, pensiun dll harus dilakukan. dalam sistem penggajian. Bagaimana tepatnya itu harus bekerja, dan siapa yang harus memeriksa apa, tergantung pada apakah Anda menggunakan Administrasi Negara (SAM) untuk tugas penggajian, atau mungkin Anda sendiri yang bertanggung jawab atas administrasi penggajian.
Sekali lagi, itu harus dipetakan dan dijelaskan, siapa yang melakukan apa pada Anda dan kemungkinan antarmuka untuk misalnya SAM. Siapa yang mendaftar dan siapa yang mengontrol? Apa yang Anda periksa? Dan apakah Anda melakukan pemeriksaan gaji yang sistematis, misalnya pekerjaan dan tambahan gaji tetap dan sementara, dll.?
Hingga penggajian berjalan, Anda harus memastikan bahwa semua pendaftaran manual dalam penggajian SDM dan SLS telah 2. disetujui. Silakan lakukan ini terus menerus daripada menunggu sampai akhir sebelum penggajian berjalan.
Sebelumnya, laporan gaji manual dalam gaji SDM akan melalui terlepas dari apakah persetujuan kedua telah dilakukan atau tidak. Ini akan berubah di sini selama tahun 2021, sehingga laporan gaji manual yang tidak disetujui diblokir.
3.2. Periksa data keluaran – setelah penggajian berjalan
Ketika proses penggajian telah selesai, Anda harus memeriksa data output. Sekali lagi, kontrol tergantung pada antarmuka yang Anda miliki dengan misalnya SAM atau aktor lain dalam kaitannya dengan tugas gaji.
Kontrol menyeluruh atas data input sebelum penggajian berjalan memberi Anda titik awal yang baik untuk meminimalkan kesalahan setelah penggajian berjalan, tetapi oleh karena itu Anda tentu saja harus tetap memeriksa data keluaran setelah penilaian risiko dan materialitas secara keseluruhan.
Mungkin ada masalah personel yang rumit yang ingin Anda periksa waktu tambahan. Bisa juga Anda menginginkan cek permanen untuk semua perubahan gaji permanen dan sementara atau cek semua pembayaran di luar NemKonto?
Anda dapat melakukan pemeriksaan ini berdasarkan, misalnya, daftar yang Anda dapatkan dari SAM atau Danish Agency for Economic Affairs, seperti daftar keluaran 720, 721, 722 dan 842. Baca informasi lebih rinci tentang daftar keluaran individu di sini: https ://oes.dk/media/39030/ loenkontrol-verktoejer.pdf. Ada juga sejumlah laporan standar di LDV yang dapat Anda gunakan di kontrol Anda. Mereka juga dijelaskan dalam tautan di atas.
3.3. Ingat kontrol lainnya
Selain pemeriksaan rutin sehubungan dengan pekerjaan dan perubahan dalam hal pekerjaan dan siklus gaji, ada sejumlah pemeriksaan lain yang harus Anda lakukan dan jelaskan secara singkat dalam rencana pengendalian.
Kehadiran: Harus diperiksa bahwa gaji yang dibayarkan adalah untuk orang-orang yang benar-benar bekerja di institusi Akses ke SDM dan sistem gaji: Penting untuk memeriksa – setidaknya sekali dalam seperempat – apakah karyawan yang tepat yang memiliki akses ke HR dan sistem penggajian dan peran yang dimiliki individu dalam sistem. Pengendalian: Sehubungan dengan pengeluaran dan tindak lanjut anggaran Anda, anggaran gaji dan pembayaran gaji juga harus diperiksa. Jelaskan bagaimana kelanjutannya dengan Anda. Apakah para manajer terlibat? Apakah Anda memiliki pengontrol dengan tanggung jawab khusus? SDM Negara Bagian – laporan ketidaksesuaian, dll. : Apakah terjadi kesalahan dalam transfer data antara SDM Negara dan SLS? Apakah ada penyimpangan antara pendaftaran di satu sistem dengan sistem lainnya? Anda dapat dan harus memeriksa ini di laporan perbedaan, yang dapat Anda unduh setiap bulan.Pemeriksaan fokus sepanjang tahun: Selain pemeriksaan tetap yang sedang berjalan, mungkin juga masuk akal untuk menyiapkan roda tahunan untuk pemeriksaan fokus untuk area khusus di seluruh tahun. Bisa jadi, misalnya, Anda memilih untuk memeriksa lembur dan pekerjaan tambahan yang dibayar, perjanjian tentang persyaratan tahunan, kenaikan pensiun untuk karyawan administrasi, pengumpulan penggantian, dll. Buatlah rencana dan garis besar bagaimana pengendalian akan dilakukan, kapan dan oleh siapa.
4. Dokumentasikan cek Anda
“Cek tidak berdokumen sama dengan tanpa cek” – ini adalah pendekatan audit ketika mereka datang berkunjung. Ini berarti bahwa audit mengharapkan bahwa Anda telah membuat jurnal dokumentasi Anda atau bahwa Anda dapat mengekstraknya dari sistem TI Anda.
Jadi, adalah ide yang sangat baik untuk mendokumentasikan kontrol Anda – baik untuk kepentingan audit dan untuk kepentingan Anda sendiri sebagai bagian dari kontrol internal Anda sendiri apakah Anda mengikuti proses kontrol Anda sesuai surat.
Kedengarannya berat, dan bisa jadi, jadi Anda harus bekerja dengan bijak dengan tugas dokumentasi Anda, jadi cobalah untuk memastikan bahwa dokumentasi sebanyak mungkin dilakukan melalui proses yang sudah Anda lakukan:
Apa yang didokumentasikan melalui sistem TI – seperti gaji SDM dan SDM Negara Bagian? Dapatkah Anda memastikan dokumentasi sederhana melalui, misalnya, aliran persetujuan di sistem ESDH Anda? Dapatkah Anda mendokumentasikan melalui penggunaan daftar periksa dan sejenisnya?
Prinsipnya adalah Anda harus menyelesaikannya tetapi dengan cara yang paling sederhana dan efektif.
5. Catat kesalahan secara sistematis dan pelajari darinya
Ini dapat dialami sebagai tugas besar untuk memperbarui rencana kontrol gaji dan merevisi praktik Anda untuk kontrol. Oleh karena itu, mudah untuk mengabaikan bahwa bagian penting dari memiliki pendekatan dan kontrol yang sama adalah Anda harus belajar bersama dari kesalahan yang terjadi.
Tanyakan pada diri sendiri apakah Anda mencatat kesalahan Anda secara sistematis? dan apakah Anda mengambilnya setelah setiap penggajian berjalan? Ada banyak pembelajaran yang bisa didapat dan kesempatan untuk tidak mengulangi kesalahan yang sama, serta masukan bahwa mungkin perlu ada perubahan dalam proses kerja Anda, dll.
Ketika kami membantu institusi merevisi dan memperbarui rencana pengendalian gaji mereka, kami ingin mengadakan pertemuan bersama di mana kami mendiskusikan pembelajaran dari kesalahan kami sendiri dan orang lain. Karena kesalahan akan terjadi terlepas dari berapa banyak pemeriksaan yang Anda selesaikan. Yang penting adalah Anda belajar dari kesalahan itu dan melakukan apa yang Anda bisa untuk menghindari mengulangi kepengecutan yang sama.
Dibutuhkan kepercayaan dan keberanian untuk menempatkan kesalahan Anda di depan orang lain. Jadi, penting bagi Anda untuk menciptakan budaya dengan fokus pada pembelajaran bersama dan kolaborasi. Ini tidak dimaksudkan untuk bergaul dengan siapa pun, Anda hanya perlu menjadi lebih pintar bersama.
Anda dapat menggunakan roda tahun dan kontrol fokus untuk memvariasikan kontrol dan fokus pembelajaran, sama seperti Anda dapat mengambil setelah setiap penggajian berjalan dan mengambil stok.
Dapatkan perdebatan konkret tentang kontrol gaji Anda
Kami telah menyarankan dan membantu sejumlah lembaga pemerintah untuk memperbarui dan memikirkan kembali proses pengendalian gaji mereka dan memperbarui rencana pengendalian gaji mereka.
Kami dapat membantu seluruh proses – termasuk penyusunan rencana pengendalian gaji itu sendiri – tetapi akan selalu melibatkan tim administrasi SDM. Biasanya melalui lokakarya dan tindak lanjut di mana kita membahas, misalnya, risiko dan materialitas dan alur kerja dan pemeriksaan khusus, kemungkinan kesalahan dan pembelajaran.
Kami juga dapat membantu dengan bagian tugas, di mana kami memulai pekerjaan Anda dan memberi Anda umpan balik tentang materi dan rencana pengendalian gaji yang Anda persiapkan sendiri.
