Pengenalan dan gambaran umum Sistem Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, SBS
Tujuan dari artikel ini adalah untuk memberikan masukan kepada Anda tentang pertimbangan yang harus Anda lakukan untuk mendapatkan manfaat yang optimal dari SBS di institusi Anda. Kelompok sasaran untuk artikel ini adalah manajer dan karyawan di fungsi keuangan yang bertanggung jawab atas penganggaran.
Anggaran kelembagaan adalah titik fokus SBS. Melalui anggaran kelembagaan Anda melakukan tindak lanjut pengeluaran Anda dan meneruskan hasilnya ke tingkat kelompok. Ada juga 4 modul dasar di SBS, yang dapat Anda gunakan untuk penganggaran yang lebih rinci, misalnya gaji dan fasilitas. Itu semua ditinjau dalam artikel, yang berisi bagian-bagian berikut:
Pendekatan umum untuk SBSManajemen anggaran dan keuangan di SBS – termasuk peran dan laporan petugas anggaran Kemungkinan pilihan di SBS – termasuk gaji, distribusi biaya dan fasilitas
Pendekatan umum untuk SBS
Tujuan SBS adalah untuk mengumpulkan penganggaran dan tindak lanjut di satu tempat, di mana dimungkinkan juga untuk menggambarkan asumsi anggaran, penjelasan penyimpangan, dll. Pada saat yang sama, SBS menstandarkan proses seputar tindak lanjut anggaran untuk seluruh negara bagian.
SBS mengikuti praktik negara, tetapi juga dapat disesuaikan dengan banyak proses individu dan kebutuhan manajemen masing-masing lembaga. Misalnya, a) pengumpulan anggaran dan komentar dari manajer proyek dapat dilakukan dalam alur persetujuan, b) dimungkinkan untuk mengumpulkan seluruh perkiraan gaji Anda di satu tempat dan c) Anda dapat menyiapkan perincian biaya terperinci, dll.
Seperti halnya sistem TI lainnya, Anda harus mempertimbangkan nilai dari berbagai elemen SBS sebelum digunakan, agar tidak menghabiskan sumber daya yang tidak perlu untuk mempertahankan bagian anggaran yang tidak relevan bagi Anda dalam hal pengelolaan.
Manajemen anggaran dan keuangan di SBS
Dengan tindak lanjut pengeluaran 1 tahun 2022, SBS menjadi wajib untuk digunakan dalam menyusun prakiraan anggaran baru dan menyampaikan penjelasan penyimpangan untuk tindak lanjut pengeluaran serta dalam menyusun anggaran dasar.
Oleh karena itu, masuk akal untuk memanfaatkan sebanyak mungkin modul di SBS untuk menyederhanakan pekerjaan seputar tindak lanjut pengeluaran dan untuk memikirkan prosesnya sehingga didukung oleh SBS dengan cara terbaik – serta memiliki SBS disesuaikan dengan kebutuhan manajemen Anda, jika memungkinkan. Anda dapat, misalnya, mempertimbangkan apakah itu memiliki nilai manajemen untuk dianggarkan pada semua dimensi yang juga diperhitungkan, apakah akrual terperinci masuk akal untuk semua biaya/pendapatan, dan apakah masuk akal untuk melibatkan manajer anggaran melalui SBS .
Sebagai bagian dari proses sehubungan dengan tindak lanjut pengeluaran, Anda harus menyerahkan prakiraan baru dan penjelasan penyimpangan kepada kelompok. Ini juga terjadi melalui SBS dan dilakukan dengan salinan sederhana.
Semua data dikonsolidasikan sehingga grup hanya memiliki kesempatan untuk melihat prakiraan baru di tingkat akun utama dan distrik akuntansi. Pengajuan prakiraan dll. ke grup adalah langkah terakhir dalam keseluruhan proses tindak lanjut dan biasanya akan mengikuti jalur yang sedikit berbeda dari tindak lanjut anggaran internal. Oleh karena itu, penting untuk memikirkan proses Anda, baik untuk tindak lanjut anggaran internal maupun eksternal, sehingga langkah-langkah tambahan yang tidak perlu tidak terjadi. Ini juga dapat menjadi kesempatan untuk memikirkan dua proses bersama-sama, sehingga Anda dapat, misalnya, menggunakan kembali penjelasan dari tindak lanjut internal ke eksternal.
Peran petugas anggaran
SBS memberikan kesempatan untuk melibatkan manajer anggaran sehingga mereka dapat berkontribusi dengan pengetahuan tentang perkembangan dan komentar mereka tentang tindak lanjut pengeluaran. Untuk mempermudah mereka yang bertanggung jawab atas anggaran, Anda dapat membatasi akses data mereka sehingga mereka hanya dapat melihat sebagian kecil dari anggaran mereka, dan dengan demikian hanya harus menghadapinya.
Dalam bekerja dengan manajer anggaran, dimungkinkan untuk mengatur sejumlah proses di mana elemen persetujuan terhubung, sehingga selalu memungkinkan untuk melihat seberapa jauh prosesnya dan untuk melihat kapan dan siapa yang telah menyetujui anggaran.
Penggunaan fungsi untuk petugas anggaran tidak wajib, dan harus dipertimbangkan seberapa banyak mereka harus terlibat, dan apakah itu harus dilakukan melalui SBS, karena seringkali membutuhkan sedikit pelatihan ekstra untuk membuat mereka berpakaian dengan benar untuk dapat untuk berkontribusi dengan cara terbaik.
Laporan
Ada beberapa pilihan untuk laporan di SBS. Sejumlah laporan standar telah dibuat, yang dapat ditemukan baik sebagai bagian dari formulir masukan maupun sebagai laporan independen.
Selain itu, dimungkinkan untuk mengadaptasi kedua laporan standar ini dan mengembangkan laporan dari awal yang sesuai dengan kebutuhan manajemen Anda.
Ada i.a. kemungkinan untuk:
buat perhitungan Anda sendiri bandingkan beberapa versi anggaran (termasuk FFL dan FL) dimensi grup ke dalam kategori yang digunakan untuk tindak lanjut, tetapi yang bukan merupakan dimensi mengubah pemformatan dan banyak lagi
Namun, kami merekomendasikan bahwa semua pelaporan kepada manajemen dilakukan melalui laporan di Power BI, sedangkan laporan untuk tindak lanjut internal fungsi keuangan dapat dilakukan di SBS secara menguntungkan.
Lihat juga artikel tentang manfaat menggunakan Power BI untuk pelaporan.
Kemungkinan pilihan di SBS
SBS berisi empat submodul yang tidak wajib, tetapi dapat memberikan nilai manajemen yang baik dan informasi tambahan tentang perkembangan misalnya upah dan depresiasi. 4 submodul tersebut adalah:
Alokasi SalaryCostPlantCase (tidak ditinjau dalam artikel ini).
Membayar
Modul upah di SBS didasarkan pada proyeksi LDV berdasarkan data dari SLS, termasuk. tingkat kenaikan dari negosiasi OK dan elemen lain yang mempengaruhi perkembangan gaji. Berdasarkan proyeksi LDV, Anda dapat menambahkan koreksi, memasukkan posisi kosong dan menambahkan komentar pada gaji setiap karyawan. Selain itu, dimungkinkan untuk menambahkan kumpulan, seperti asisten siswa, penggantian biaya, lembur/kerja ekstra, dll.
Gaji masing-masing karyawan akan muncul di SBS dengan dimensi yang ditetapkan sebagai segmen di SLS dan yang sesuai dengan dimensi di SBS. Oleh karena itu penting untuk memastikan bahwa segmen di SLS terkait dengan dimensi yang tepat di Navision, karena jika tidak, segmen tidak akan muncul sebagai dimensi di SBS.
Di SBS, dimungkinkan untuk menganggarkan kroner dan man-years, dan kedua bagian dilakukan berdasarkan prinsip yang sama. Apakah akan ada tindak lanjut baik kroner maupun man-years dengan Anda memerlukan penilaian individu tentang apa yang memberikan nilai manajemen terbesar. Dimungkinkan untuk hanya menindaklanjuti kroner dan dengan demikian sepenuhnya mengabaikan man-years, dan sebaliknya. Jika tindak lanjut gaji dilakukan dalam kroner, dimungkinkan untuk mentransfernya ke anggaran institusi di tingkat keseluruhan, sehingga gaji tidak harus dimasukkan secara manual.
Selain dapat membuat seluruh perkiraan gaji Anda di SBS berdasarkan dimensi dari SLS, ada juga opsi untuk membuat distribusi gaji, sehingga gaji didistribusikan ke dimensi lain yang relevan, misalnya tujuan FL. Distribusi gaji dapat dilakukan baik berdasarkan jam dan tarif per jam, atau berdasarkan rasio opsional. Selain itu, dapat dibuat sampai ke tingkat karyawan atau hanya di tingkat keseluruhan.
Distribusi dapat dilakukan baik pada anggaran dan angka akuntansi, dan dimungkinkan untuk mengunduh jurnal pembukuan yang dapat disalin ke Navision.
Pembagian gaji bisa disalin ke anggaran kelembagaan, sehingga semua terkumpul di tempat yang sama. Jika Anda tidak ingin distribusi gaji muncul dalam anggaran kelembagaan, dan dengan demikian pengeluaran tindak lanjut, ini juga bisa dilakukan. Dengan cara ini, Anda tetap dapat menampilkan distribusi gaji dalam laporan, baik di SBS maupun Power BI. Pada saat yang sama, Anda juga tidak perlu memposting distribusi gaji ke angka akuntansi secara berkelanjutan, karena dapat juga digunakan untuk pelaporan sepanjang tahun dan hanya diposting di akhir tahun.
Distribusi biaya
Distribusi biaya tidak dapat diatur untuk diterapkan, dan sering kali ada risiko kesalahan jika distribusi terdiri dari banyak rumus dalam lembar Excel besar dan beberapa kumpulan data yang harus dihubungkan dengan benar. Dengan memanfaatkan fakta bahwa SBS dapat membuat distribusi biaya baik biaya tidak langsung maupun biaya gabungan umum, Anda dapat menghindari spreadsheet besar dan banyak rumus rumit. Distribusi biaya di SBS terdiri dari distribusi biaya tidak langsung dan distribusi biaya gabungan umum yang ditetapkan berdasarkan pedoman anggaran.
Distribusi biaya tidak langsung didasarkan pada data yang terkait dengan dimensi yang didistribusikan di sekitar. Ini berarti bahwa jika Anda memilih, misalnya, dimensi aktivitas sebagai dimensi distribusi, Anda harus memilih aktivitas mana yang mengandung biaya tidak langsung dan oleh karena itu harus menyerahkan angka anggaran. Anda kemudian harus memilih aktivitas mana yang akan menerima biaya tidak langsung, sehingga membantu “membayar” biaya tidak langsung. Itu dapat didistribusikan dalam dua apa yang disebut ‘gulungan’ jika ada kebutuhan untuk menggunakan dua dimensi distribusi yang berbeda.
Distribusi biaya gabungan umum didasarkan pada prinsip yang sama dengan distribusi biaya tidak langsung. Tetapi di sini keputusan telah dibuat mengenai biaya mana yang harus didistribusikan, ini semua adalah biaya untuk tujuan FL 9XX. Oleh karena itu, di sini Anda hanya perlu memutuskan nilai dimensi mana yang akan menerima data.
Untuk ketiga distribusi, kunci distribusi berikut dapat digunakan untuk nilai penerima:
berdasarkan kroner gaji berdasarkan jam dari distribusi gaji berdasarkan rasio opsional.
Selain ketiga kunci distribusi di atas, Anda dapat memilih untuk mendistribusikan biaya berdasarkan persentase mark-up yang dikalikan dengan gaji. Namun, Anda harus menyadari bahwa Anda selanjutnya tidak dapat menggunakan distribusi lain.
Seperti halnya distribusi gaji di bagian 3.1, distribusi dapat dilakukan baik pada anggaran maupun angka akuntansi. Anda juga dapat memilih untuk melepaskan distribusi ke anggaran institusi atau hanya menggunakan distribusi untuk pelaporan, dan ada juga opsi di sini untuk mengunduh jurnal pembukuan yang dapat disalin ke Navision.
Tanaman
Modul pabrik di SBS didasarkan pada data master dari peta pabrik yang dibuat di Navision serta proyeksi penyusutan di LDV. Bunga dihitung di SBS berdasarkan tarif standar 5%.
SBS memungkinkan penganggaran untuk fasilitas tidak berwujud dan berwujud, baik fasilitas yang ada dengan peta fasilitas maupun fasilitas masa depan yang belum dibuat di Navision. Ini berarti bahwa Anda memiliki kesempatan untuk menangani seluruh penganggaran investasi masa depan di SBS, dan dengan cara itu juga memiliki sedikit bunga dan depresiasi yang dikumpulkan di satu tempat.
Untuk fasilitas yang sedang dibangun, SBS akan menghitung bunga masa depan sampai dengan tanggal aktivasi dan penyusutan dari tanggal aktivasi sampai fasilitas disusutkan penuh. Ada kemungkinan untuk menyesuaikan mis. tanggal aktivasi, lama penyusutan, dll. Penyesuaian ini kemudian juga akan tercermin dalam perhitungan bunga dan depresiasi.
Pabrik yang ada juga akan muncul di SBS, dan karena itu Anda akan memiliki gambaran lengkap tentang stok pabrik Anda – dan gambaran lengkap tentang efek operasi pabrik Anda. Selain itu, Anda juga berkesempatan untuk melihat total limit pinjaman, yang dapat dibandingkan dengan limit pinjaman yang ditentukan dalam Undang-Undang Keuangan, dan yang dapat diteruskan ke grup sehubungan dengan tindak lanjut pengeluaran.
Semua perhitungan dan penyesuaian dalam modul pabrik dapat disalin ke anggaran institusi, sehingga bunga dan depresiasi otomatis muncul pada nilai dimensi yang dilampirkan pada peta pabrik individu. Dengan cara ini, aktivitas individu atau proyek dapat melihat biaya penuh dari sebuah fasilitas.
Jika Anda lebih suka bahwa tindak lanjut atas bunga dan depresiasi dilakukan secara terpusat, Anda masih dapat menggunakan modul investasi untuk penganggaran investasi yang sebenarnya, tetapi kemudian menahan diri untuk tidak menyalin ke anggaran institusional, dan sebagai gantinya menggunakan salah satu dari banyak laporan efek operasi. dalam modul investasi untuk menganggarkan bunga dan depresiasi Anda secara langsung dalam anggaran institusional.
Apakah Anda membutuhkan saran?
Kami mengajar SBS atas nama Badan Layanan Keuangan Denmark, jadi kami memiliki wawasan yang sangat mendalam tentang sistem. Kami juga memiliki pengalaman langsung dengan penganggaran di SBS, dikombinasikan dengan pengalaman luas umum dengan manajemen keuangan dalam kepemilikan negara dan swasta.
Kami dapat membantu Anda dalam seluruh proses implementasi dan commissioning SBS yang cerdas. Kami dapat membantu dengan implementasi aktual SBS dan perdebatan tentang bagian mana yang paling masuk akal untuk Anda, dan tentu saja tidak sedikit membantu dengan pelatihan konkret dan terarah dalam penggunaan SBS berdasarkan kebutuhan Anda.
