Kami tahu dari pengalaman bahwa itu menghabiskan banyak waktu dan sumber daya. Jadi luangkan waktu untuk membaca saran kami untuk lima area fokus dan sejumlah kegiatan mendasar yang dapat Anda lakukan secara menguntungkan untuk mencapai tujuan Anda secara efektif dan efisien. Dengan proses penyiapan dan implementasi yang baik, pendaftaran waktu dapat memberi Anda tiga keuntungan:
Anda mendapatkan alat yang baik dan efisien untuk penanganan administratif jam kerja, hari libur, ketidakhadiran, pemberitahuan sehubungan dengan aplikasi penggantian biaya, dll. Anda mendapatkan dasar manajemen untuk menyiapkan sumber daya dan distribusi biaya yang benar untuk, misalnya, proyek dan tugas di organisasi Anda. Anda mendapatkan titik awal yang baik untuk memperkuat informasi manajemen dan basis manajemen Anda melalui, antara lain gambaran umum tentang fitur dan beban sumber daya dalam organisasi di seluruh unit, proyek, dll.
Kami menyarankan Anda mengambil lima area fokus berikut sebagai titik awal sehubungan dengan penerapan sistem baru untuk pendaftaran waktu dan ketika mengubah praktik untuk pendaftaran waktu:
Mengungkap tujuanRingkasan dan klarifikasiMenyiapkan sistemPengujian menyeluruhPerubahan budaya dan pelatihan di seluruh organisasi
1. Meliputi tujuan
Anda harus terlebih dahulu membuat diri Anda jelas apa yang ingin Anda dapatkan dari pendaftaran waktu? Apa tujuan atau sasaran utama? Apakah untuk mendapatkan:
membebaskan sumber daya dengan merampingkan administrasi dan alur kerja Anda mengenai jam kerja, hari libur, ketidakhadiran, penggantian biaya atau apakah kualitas data dan struktur data Anda diperkuat dll.?dasar yang diperkuat untuk alokasi biaya dan manajemen keuangan Anda?dasar yang diperkuat untuk keputusan manajemen Anda tentang beban sumber daya di seluruh organisasi – melalui informasi manajemen yang diperkuat ?
Atau kombinasi dari ketiga gol atau sesuatu yang keempat?
Ini adalah klarifikasi yang sebaiknya melibatkan seluruh manajemen dalam organisasi Anda, karena pencatatan waktu adalah sesuatu yang harus dipahami dan “dimiliki” oleh semua manajer dan karyawan agar Anda berhasil dengan proyek tersebut. Pemahaman yang sama harus diciptakan di antara para manajer dan karyawan tentang mengapa pencatatan waktu yang benar itu penting, sehingga ada pemahaman yang lebih besar tentang kemungkinan persyaratan tambahan untuk ketepatan dalam pencatatan setiap hari.
2. Ikhtisar dan klarifikasi
Untuk mendapatkan kemudahan terbesar dalam penggunaan sistem pendaftaran waktu dan untuk dapat mengekstrak data yang benar dari sistem, Anda harus membuat gambaran umum tentang kelompok karyawan mana yang telah Anda pekerjakan dan persyaratan kerja yang dicakup oleh mereka. Apakah ada ketentuan khusus dalam kesepakatan bersama individu atau kesepakatan lokal terkait dengan jam kerja, hari libur dan ketidakhadiran, dll.? Dan apakah aturan yang sama berlaku untuk semua unit dalam organisasi, atau haruskah ada pembedaan? Pengelompokan pengaturan membentuk dasar untuk opsi ekstraksi Anda di sistem setelahnya.
Juga gunakan periode permulaan untuk mempertimbangkan keterampilan dan sumber daya mana yang perlu Anda sertakan dalam proyek implementasi Anda. Anda perlu fokus pada TI dan integrasi, tetapi pengalaman kami adalah bahwa sangat penting untuk memiliki keterampilan yang sangat tajam dalam memahami administrasi SDM Anda – baik dalam kaitannya dengan dasar perjanjian dan data. Oleh karena itu, jelaslah rekomendasi kami bahwa HR – baik pengacara maupun staf administrasi – terlibat erat dalam proyek, termasuk dalam penyiapan, pengujian, pengiriman data, dan administrasi sistem.
3. Menyiapkan sistem
Ketika sistem pendaftaran waktu akan diatur – Anda harus memperhatikan detail mengenai persyaratan kerja, aturan waktu kerja, akun pendaftaran dan ketidakhadiran dan interaksinya dalam kaitannya dengan jam di atas norma, hari libur, ketidakhadiran, dll. Itu harus semua diatur dengan benar dalam sistem.
Selain itu, Anda harus menentukan peran dan tanggung jawab. Siapa yang harus memiliki hak khusus dan siapa yang harus bertanggung jawab atas persetujuan dalam sistem? Itu perlu diklarifikasi. Sama seperti Anda harus memutuskan “robot” dan notifikasi mana, dll. Dapat Anda gunakan untuk mempermudah dan mendukung administrasi SDM.
Anda biasanya bisa mendapatkan bantuan dengan bagian teknis implementasi dan pengaturan aktual dari pemasok yang telah Anda pilih, tetapi hanya Anda yang tahu persyaratan dan kebutuhan Anda untuk pendaftaran waktu, pemberitahuan, dll. Anda harus mengharapkan bahwa akan membutuhkan beberapa waktu bagi Anda untuk mengklarifikasi dan mengatur sistem pendaftaran waktu dengan cara yang mendukung kebutuhan dan keinginan spesifik Anda.
Selanjutnya, Anda harus memasukkan data untuk karyawan individu. Kami berasumsi bahwa perekaman waktu Anda mungkin tidak dimulai dari nol. Anda memiliki struktur organisasi dan telah mendaftarkan sejumlah data master tentang karyawan, termasuk hari libur dan ketidakhadiran, cuti, hari perawatan, dll. Data organisasi dan data master tentang karyawan harus dimuat agar benar pada saat commissioning. Sebagai imbalannya, mungkin saldo awal untuk waktu terutang (waktu fleksibel, hari libur, dll.) dimuat segera setelah commissioning – yaitu. setelah bulan sebelumnya disetujui di sistem pendaftaran atau lembar excel Anda saat ini.
Seberapa besar tugas ini dan berapa lama waktu yang dibutuhkan tergantung, antara lain, pada struktur data Anda saat ini dan kualitas data serta opsi ekstraksi di sistem Anda saat ini. Selain itu, itu tergantung pada apakah Anda ingin, misalnya, memuat data absen sakit yang terdaftar sebelumnya, sehingga Anda aturan untuk memanggil wawancara cuti sakit dipatuhi dari commissioning sistem.
4. Pengujian
Kami merekomendasikan bahwa sebelum operasi Anda fokus pada fase pengujian yang baik dan menyeluruh, dan Anda melakukan pengujian mendalam atas pengaturan untuk semua kelompok karyawan dalam sistem, karena pengaturan akan paling sering berbeda, apa yang berlaku misalnya saat mendaftar jam kerja di atas normal, memerintahkan lembur dan kerja tambahan dll.
Hampir tidak perlu dikatakan bahwa lebih mudah untuk memperbaiki kesalahan sebelum Anda mulai beroperasi. Dengan cara ini Anda dapat menghemat waktu untuk kesalahan berikutnya dan konsekuensi yang dihasilkan untuk seluruh organisasi dengan menghabiskan waktu untuk menguji dan memperbaiki kesalahan. Jadi sisihkan banyak waktu dan buat rencana pengujian menyeluruh di mana Anda menjelaskan siapa yang menguji apa dan kapan. Pastikan untuk mengoordinasikan pengujian di sepanjang jalan dan melaporkan apa pun kesalahan dengan cara terstruktur yang memungkinkan Anda untuk “menguji ulang” untuk melihat apakah kesalahan telah diperbaiki.
Fase pengujian menyeluruh yang dikombinasikan dengan kumpulan kesalahan yang sistematis, koreksi kesalahan, dan pengujian ulang dapat, seperti yang disebutkan sebelumnya, menghemat banyak waktu koreksi setelah commissioning.
5. Perubahan budaya dan pelatihan
Terakhir dan mungkin yang paling penting – ingat bahwa pendaftaran waktu Anda tidak akan pernah lebih baik daripada praktik pendaftaran khusus untuk masing-masing karyawan dan manajer. Basis data tidak akan lebih baik dari data yang Anda daftarkan di sistem.
Memperoleh sistem pencatatan waktu yang baru, atau mengubah praktik pencatatan waktu, berarti memperkenalkan budaya baru dalam kaitannya dengan pencatatan jam kerja, hari libur dan ketidakhadiran. Baik karyawan maupun manajer harus memahami apa yang harus mereka lakukan dan mengapa itu penting. Selain itu, unit SDM Anda harus memiliki pengetahuan yang lebih dalam tentang administrasi, pengaturan, integrasi, dan opsi ekstraksi yang ada dalam sistem dan yang dapat digunakan untuk pelaporan manajemen, kontrol, dll.
Perubahan budaya seperti itu tidak tercapai dalam satu gerakan. Pertama, Anda harus pergi ke kotak bir dan menjelaskan praktik baru dan mengapa perubahan terjadi sehubungan dengan commissioning sistem, dan Anda harus memiliki beberapa instruksi sederhana dan baik – dan kemudian Anda harus ingat untuk menindaklanjutinya secara berkala dan ulangi pesan. Di sini penting bahwa Anda memiliki manajer puncak dan menengah dalam kepemilikan, sehingga mereka juga tepat sasaran untuk sesuatu yang baru dan mungkin untuk suatu periode dialami sebagai persyaratan yang sedikit lebih berat untuk pendaftaran dan persetujuan jam kerja, hari libur dan ketidakhadiran.
Apakah Anda memerlukan bantuan dengan pelaksanaan pendaftaran waktu?
Kami memiliki pengalaman yang luas baik dengan pelaksanaan pendaftaran waktu dan dengan menetapkan sumber daya dan distribusi biaya berdasarkan waktu pendaftaran. Kami dapat membantu Anda dengan semua fase implementasi baik sebagai penasihat dan sparring partner atau sebagai manajer proyek di bidang TI, SDM, dan keuangan.
Model mana yang paling cocok untuk Anda sepenuhnya terserah Anda dan harus sesuai dengan keterampilan dan sumber daya yang Anda miliki dalam proyek.
